Электронный документооборот (ЭДО) — особенности, этапы, законы

Что нужно знать про Электронный документооборот или ЭДО? Практически любую деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. В качестве документов могут выступать различные бумаги — приказы, постановления, соглашения с клиентами, договоры с партнерами, счета и так далее.

Оформление и движение документов может осуществляться как в электронном (ЭДО), так и в бумажном виде. Но что это вообще такое ЭДО? Обязательно ли для электронного документооборота заключать договор с оператором? И правда ли, что работодателей обяжут перейти на ЭДО в 2020 году? Ниже мы узнаем ответы на эти вопросы.

ЭДО

Документооборот — основные правила 

ЭДО — это совокупность всех действий с документами, возникающих в рамках деятельности какой-либо компании. Документооборот возникает с момента создания или получения документа, а завершается он в момент передачи или уничтожения документа.

Главными целями документооборота является получение и ознакомление с информацией, а также юридическое сопровождение действий компании.

Документооборот

Где используется

Документооборот сопровождает практически любую деятельность предпринимателя или коммерческой компании. Увольнение и наем работников, кадровые перестановки, подача информации в отчетные государственные органы, оформление коммерческих сделок со сторонними организациями — для все этих действий необходим документооборот.

ЭДО: где используется

Виды

В зависимости от типа бумаг и их движения различают такие разновидности документооборота:

  1. Бумажный. Все бумаги оформляются исключительно в электронном виде, а для их движения бумаги передаются из рук в руки.
  2. Электронный (ЭДО). При таком сценарии документы оформляются и передаются с помощью специальных компьютерных программ.
  3. Смешанный. Все документы или какая-то их часть существует как в электронном, так и в бумажном виде (например, банковские отчеты оформляются в электронном виде, а внутренние распоряжения — в бумажном).
Виды документооборота

Организационный процесс

Организационный процесс документооборота определяется каждой компанией в индивидуальном порядке на основании соответствующего приказа, составленного руководством фирмы.

Документооборот может осуществляться как самой компанией, так и сторонней организацией по договору. Различают две категории организованного процесса:

  • Централизованный оборот — в компании есть центральный отдел, который и осуществляет документооборот. Подобный сценарий идеально подходит для всех компаний (мелких, средних и крупных).
  • Децентрализованный оборот — в каждом отделе есть свой отдел, который занимается документооборотом в рамках своей структурной единицы. Децентрализованный оборот на практике используется крайне редко (например, в случае очень крупных компаний).
Этапы документооборота

Основные этапы

Как уже было сказано ранее, каждая компания определяет политику документооборота самостоятельно. Однако в большинстве случаев оборот бумаг осуществляется по такой схеме:

  1. Составление бумаг сотрудниками компании либо получение документов из внешних источников.
  2. Движение документов в нужное место в зависимости от назначения бумаг (руководителю, сотрудникам, в бухгалтерию и так далее).
  3. Ознакомление с информацией, обработка документов, перенаправление бумаг в другие ведомства, формирование новой документации.
  4. Использование документов по назначению (например, передача коммерческого договора другой организации), передача бумаг в архив либо уничтожение документации.
ЭДО: основные этапы

Обязательный переход работодателей на ЭДО в 2020 году — правда или нет?

В 2019 году появилось множество слухов о том, что правительство РФ планирует в скором времени перевести все компании на исключительно электронный документооборот (ЭДО). На самом деле эта информация является полуправдой:

  • Обязательного перехода работодателей на ЭДО в 2020 году не будет — эта информация не соответствует реальном положению дел и является ложной.
  • С 1 апреля 2020 года стартует эксперимент Минтруда, согласно которому многие компании действительно перейдут на электронный документооборот.

Ниже мы рассмотрим основные положения эксперимента Минтруда и узнаем о том, кого он коснется и что от него ждать.

ЭДО: обязателен ли переход в 2020 году

В чем заключается эксперимент Минтруда?

Суть эксперимента Минтруда заключается в переводе документооборота компаний в электронный формат (ЭДО). Эксперимент является исключительно добровольным, а проводиться он будет с 1 апреля по 31 декабря 2020 года (с возможным продлением до 2022 года).

Эксперимент коснется исключительно документов, связанных с трудовой деятельностью работников (трудовые соглашения, отчисления в государственные фонды и так далее). В рамках эксперимента работодатель должен провести следующие работы:

  1. Определение списка документов, оборот которых будет переведен в электронный формат.
  2. Принятие корпоративных актов, регулирующих переход компании на ЭДО.
  3. Ознакомление работников с ЭДО, получение их письменных согласий (работник может отказаться от участия в эксперименте).
  4. Создание и поддержка информационной системы, перевод учетных документов в электронный формат.
ЭДО: эксперимент Минтруда

Кого затронет эксперимент?

Эксперимент является добровольным, поэтому каждая компания будет сама решать вопрос того, стоит ли ей принимать участие в эксперименте или нет.

По факту на сегодняшний день около 40 компаний изъявили желание принять участие в эксперименте. Большая часть согласившихся компаний — это производственный сектор, крупные торговые сети, телекоммуникационные фирмы, банки, консалтинг-организации.

ЭДО: кого коснется

Электронный документооборот 

На сегодняшний день многие компании ведут учет документов не в бумажном, а в электронном виде. Рассмотрим особенности российского ЭДО.

Где применяется 

Как уже было сказано ранее, в России каждая компания самостоятельно выбирает способ документооборота (бумажный, электронный, смешанный). В большинстве случаев электронный документооборот (ЭДО) применяется в отдельных секторах компаний:

  1. Бухгалтерский учет.
  2. Финансы и банковские операции.
  3. Налоговые отчисления.
  4. Выплаты в социальные фонды (пенсия, медицина, страхование по безработице).
  5. Важные решения руководства.
  6. Внешние сделки с другими компаниями.
ЭДО

Этапы 

Внедрение документооборота обычно осуществляется по такому алгоритму:

  1. Организация выбирает систему электронного документооборота (СЭД), приобретает все необходимое техническое оборудование и выполняет подключение.
  2. Для верификации документов покупается электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная) в удостоверяющем центре.
  3. Для заключения внешних сделок заключается договор с оператором ЭДО, который решает множество технических задач — унификация систем, обработкой внешних контрактов, проставление подписей и так далее.
ЭДО

Особенности 

  • По закону все документы организации должны иметь цифровые подписи. При этом тип подписи определяет юридическую значимость и ценность документа.
  • Для ЭДО можно не заключать договор обслуживания с оператором — однако в таком случае возможности документооборота со внешними контрагентами будут серьезно ограничены (например, без ЭДО нельзя подписать счет-фактуру).
  • ЭДО не следует путать с некоторыми законодательными требованиями относительно предоставления информации в электронном виде. Например, если в компании работает более 25 сотрудников, то страховую отчетность в государственные органы нужно подавать в электронном виде (но оформлять ЭДО для этих целей вовсе не обязательно).
ЭДО

Электронная подпись  

Для подтверждения подлинности ЭДО-документа используется электронная подпись. Главной целью добавления подписи является заверение документа (чтобы какой-либо человек смог убедиться, что в документ не вносились какие-либо самовольные исправления после его составления).

С технической точки зрения электронная подпись представляет собой программу, которая вносит в документ различные сведения — имя подписанта, дата подписи, сведения о внесении исправлений и так далее.

ЭЦП

Виды подписей 

  • Неквалифицированная подпись. Образуется в результате криптографического преобразования основного документа, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается неаккредитованным центром. Основные возможности — подтверждения авторства, проверка изменений, осуществление некоторых внешних операций с контрагентами и государственными структурами, внутренний обмен.
  • Квалифицированная подпись. Также образуется в результате криптографического шифрования, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается аккредитованным центром, у которого есть соответствующая государственная лицензия ФСБ. Информация о владельцах ключей вносится в специальный реестр. Квалифицированная подпись является полным аналогом стандартной «бумажной» подписи, поэтому с ее помощью можно осуществлять все юридически значимые действия — обмен информации с контрагентом, заключение сделок, передача информации в государственные органы и так далее.
ЭЦП

Оператор документооборота  

Для внутреннего электронного документооборота достаточно подключить СЭД-систему и купить электронную подпись в удостоверяющем центре. Если же Вы планируете заключать внешние сделки и передавать информацию в государственные органы, то в таком случае необходимо также заключить договор с оператором ЭДО.

Юридически оператор ЭДО — это специальная компания, которая имеет соответствующую государственную лицензию. Физически оператор ЭДО представляет собой провайдера, который занимается получением и обработкой информации.

Оператор ЭДО выполняет следующие функции — работа со счетами-фактурами, передача информации в государственные органы, проставление подписей и другие.

ЭДО

Автоматизация ЭДО

Принцип действия 

Для организации ЭДО необходимо приобрести программное обеспечение СЭД и выполнить его установку. Примеры СЭД-систем — 1С:Архив, Mosedo, Логика, DIRECTUM и другие. Основные задачи СЭД — автоматизация ЭДО, регулирование доступа к документам, обеспечение безопасности.

В техническом плане система электронного документооборота (СЭД) представляет собой иерархическую клиент-серверную модель, которая обычно выглядит следующим образом:

  1. Документы хранятся на специальном сетевом сервере, доступ к которому имеют только сотрудники организации.
  2. У каждого сотрудника есть определенный набор прав доступа, которые определяют его возможности в сети.
  3. Каждому работнику назначается свой логин и пароль, который он должен ввести для получения доступа к документам.
  4. Работа с сервером осуществляется через браузер или с помощью специального приложения.
ЭДО

Этапы 

  1. Покупка и установка вспомогательного оборудования для работы сервера (жесткие диски, провода и так далее).
  2. Установка программного обеспечения СЭД, его настройка и тестирование.
  3. Подключение работников к системе — назначение прав доступа, установка приложений на компьютеры работников.
  4. Оцифровка документов, заверение документов подписями, размещение бумаг на сервере.
ЭДО

Особенности 

  • Все автоматические СЭД-системы являются программами центрального доступа. Программы, работающие по децентрализованной схеме, практически не применяются из-за их неудобства.
  • Для ЭДО могут использоваться не только отечественные, но и иностранные СЭД-программы. Они являются более надежными, однако у них есть множество недостатков — высокая цена ПО, отсутствие поддержки на русском языке и другие.
ЭДО

Популярные вопросы 

Введут ли ЭДО после эксперимента Минтруда?

Точного ответа на этот вопрос не знает никто. Однако большинство аналитиков склоняется к версии, что в случае успеха эксперимента электронный документооборот может быть поэтапно введен в России в течение 5-10 лет.

Можно ли вести электронный документооборот без квалифицированных/неквалифицированных подписей?

Да, согласно закону ЭДО можно вести с помощью так называемых простых подписей, для получения которых не нужно посещать удостоверяющий центр. Однако с практической точки зрения подобные подписи почти бесполезны — нельзя заключать внешние сделки со сторонними организациями, большинство документов необходимо распечатывать для бумажного учета, есть риск подделки бумаг и так далее.

Идентификация пользователей в ЭДО-системах осуществляется только с помощью логина и пароля? Существуют ли более серьезные системы защиты?

Все зависит от типа программы СЭД. Но большинство современных программ поддерживают и более сложные системы защиты — идентификация по отпечатку, авторизация по биометрическим данным и так далее.

Поделиться:
5 Комментариев
  • Ольга says:

    Подключился мой муж к набирающей обороты фирме СКБ Контур. Зарегистрировался в системе бесплатно и на это ушло три минуты. Техподдержка помогает отвечать на все вопросы, без напряга. Входящие документы идут бесплатно, за отправленные документы нужно платить по 9 рублей за каждый. И это даже дешевле, чем купить на почте конверт. А если нужно отправлять много документов, то цена за каждый будет все меньше. Отлично!

  • Борис says:

    На нашем предприятии со всех работников брали согласие на ЭДО, т.е. согласие на ведение электронных трудовых книжек. Можно выбирать сразу два варианта, и бумажный и электронный. Думаю, что в дальнейшем всё это будет удобно.

  • Виталий says:

    Не каменный век, не возвращаться к рукописи, вот Электронный документооборот
    на сегодняшний день важная штукенция. На любом предприятии, учреждении это все нужно.

    • Лена says:

      Сейчас каждое предприятие или ип использует электронный документооборот в части сотрудничества с налоговой инспекцией, которым отправляются отчеты и переписка. Также электронно работают и внебюджетные фонды пенсионный и соц страхование. Оперативная доставка и ответ. 

  • Ирина says:

    Наша компания использует электронный документооборот с многими контрагентами, это удобно и быстро. Электронный документ с цифровой подписью имеет такую же силу, что и бумажный носитель. Для подключения следует получить эцп у операторов, в данном случае СБИс, заключить договор с контрагентом, указав, что передача документов будет электронно. При этом важно, что и ваш покупатель или поставщик имели цифровую подпись. К вам в программу приходит документ, вы его распечатываете и вносите в базу. Также электронный документооборот ведется и с фондами, налоговая, пф, фсс. Не нужно стоять в очереди, получать подписи. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

три + восемь =

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock
detector
Анализ сайта - PR-CY Rank