Все про ЭДО

Что нужно знать про Электронный документооборот или ЭДО? Практически любую деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. В качестве документов могут выступать различные бумаги — приказы, постановления, соглашения с клиентами, договоры с партнерами, счета и так далее.

Оформление и движение документов может осуществляться как в электронном (ЭДО), так и в бумажном виде. Но что это вообще такое ЭДО? Обязательно ли для электронного документооборота заключать договор с оператором? И правда ли, что работодателей обяжут перейти на ЭДО в 2021 году? Ниже мы узнаем ответы на эти вопросы.

Документооборот — основные правила 

ЭДО — это совокупность всех действий с документами, возникающих в рамках деятельности какой-либо компании. Документооборот возникает с момента создания или получения документа, а завершается он в момент передачи или уничтожения документа.

Главными целями документооборота является получение и ознакомление с информацией, а также юридическое сопровождение действий компании.

Где используется

Документооборот сопровождает практически любую деятельность предпринимателя или коммерческой компании. Увольнение и наем работников, кадровые перестановки, подача информации в отчетные государственные органы, оформление коммерческих сделок со сторонними организациями — для все этих действий необходим документооборот.

Виды

В зависимости от типа бумаг и их движения различают такие разновидности документооборота:

1. Бумажный. Все бумаги оформляются исключительно в электронном виде, а для их движения бумаги передаются из рук в руки.
2. Электронный (ЭДО). При таком сценарии документы оформляются и передаются с помощью специальных компьютерных программ.
3. Смешанный. Все документы или какая-то их часть существует как в электронном, так и в бумажном виде (например, банковские отчеты оформляются в электронном виде, а внутренние распоряжения — в бумажном).

Организационный процесс

Организационный процесс документооборота определяется каждой компанией в индивидуальном порядке на основании соответствующего приказа, составленного руководством фирмы.

Документооборот может осуществляться как самой компанией, так и сторонней организацией по договору. Различают две категории организованного процесса:

• Централизованный оборот — в компании есть центральный отдел, который и осуществляет документооборот. Подобный сценарий идеально подходит для всех компаний (мелких, средних и крупных).
• Децентрализованный оборот — в каждом отделе есть свой отдел, который занимается документооборотом в рамках своей структурной единицы. Децентрализованный оборот на практике используется крайне редко (например, в случае очень крупных компаний).

Основные этапы

Как уже было сказано ранее, каждая компания определяет политику документооборота самостоятельно. Однако в большинстве случаев оборот бумаг осуществляется по такой схеме:

1. Составление бумаг сотрудниками компании либо получение документов из внешних источников.
2. Движение документов в нужное место в зависимости от назначения бумаг (руководителю, сотрудникам, в бухгалтерию и так далее).
3. Ознакомление с информацией, обработка документов, перенаправление бумаг в другие ведомства, формирование новой документации.
4. Использование документов по назначению (например, передача коммерческого договора другой организации), передача бумаг в архив либо уничтожение документации.

Обязательный переход работодателей на ЭДО в 2020 году — правда или нет?

В 2019 году появилось множество слухов о том, что правительство РФ планирует в скором времени перевести все компании на исключительно электронный документооборот (ЭДО). На самом деле эта информация является полуправдой:

• Обязательного перехода работодателей на ЭДО в 2020 году не будет — эта информация не соответствует реальном положению дел и является ложной.
• С 1 апреля 2020 года стартует эксперимент Минтруда, согласно которому многие компании действительно перейдут на электронный документооборот.

Ниже мы рассмотрим основные положения эксперимента Минтруда и узнаем о том, кого он коснется и что от него ждать.

В чем заключается эксперимент Минтруда?

Суть эксперимента Минтруда заключается в переводе документооборота компаний в электронный формат (ЭДО). Эксперимент является исключительно добровольным, а проводиться он будет с 1 апреля по 31 декабря 2020 года (с возможным продлением до 2022 года).

Эксперимент коснется исключительно документов, связанных с трудовой деятельностью работников (трудовые соглашения, отчисления в государственные фонды и так далее). В рамках эксперимента работодатель должен провести следующие работы:

1. Определение списка документов, оборот которых будет переведен в электронный формат.
2. Принятие корпоративных актов, регулирующих переход компании на ЭДО.
3. Ознакомление работников с ЭДО, получение их письменных согласий (работник может отказаться от участия в эксперименте).
4. Создание и поддержка информационной системы, перевод учетных документов в электронный формат.

Кого затронет эксперимент?

Эксперимент является добровольным, поэтому каждая компания будет сама решать вопрос того, стоит ли ей принимать участие в эксперименте или нет.

По факту на сегодняшний день около 40 компаний изъявили желание принять участие в эксперименте. Большая часть согласившихся компаний — это производственный сектор, крупные торговые сети, телекоммуникационные фирмы, банки, консалтинг-организации.

Электронный документооборот 

На сегодняшний день многие компании ведут учет документов не в бумажном, а в электронном виде. Рассмотрим особенности российского ЭДО.

Где применяется 

 

Как уже было сказано ранее, в России каждая компания самостоятельно выбирает способ документооборота (бумажный, электронный, смешанный). В большинстве случаев электронный документооборот (ЭДО) применяется в отдельных секторах компаний:

1. Бухгалтерский учет.
2. Финансы и банковские операции.
3. Налоговые отчисления.
4. Выплаты в социальные фонды (пенсия, медицина, страхование по безработице).
5. Важные решения руководства.
6. Внешние сделки с другими компаниями.

Этапы 

Внедрение документооборота обычно осуществляется по такому алгоритму:

1. Организация выбирает систему электронного документооборота (СЭД), приобретает все необходимое техническое оборудование и выполняет подключение.
2. Для верификации документов покупается электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная) в удостоверяющем центре.
3. Для заключения внешних сделок заключается договор с оператором ЭДО, который решает множество технических задач — унификация систем, обработкой внешних контрактов, проставление подписей и так далее.

Особенности 

• По закону все документы организации должны иметь цифровые подписи. При этом тип подписи определяет юридическую значимость и ценность документа.
• Для ЭДО можно не заключать договор обслуживания с оператором — однако в таком случае возможности документооборота со внешними контрагентами будут серьезно ограничены (например, без ЭДО нельзя подписать счет-фактуру).
• ЭДО не следует путать с некоторыми законодательными требованиями относительно предоставления информации в электронном виде. Например, если в компании работает более 25 сотрудников, то страховую отчетность в государственные органы нужно подавать в электронном виде (но оформлять ЭДО для этих целей вовсе не обязательно).

Электронная подпись  

Для подтверждения подлинности ЭДО-документа используется электронная подпись. Главной целью добавления подписи является заверение документа (чтобы какой-либо человек смог убедиться, что в документ не вносились какие-либо самовольные исправления после его составления).

С технической точки зрения электронная подпись представляет собой программу, которая вносит в документ различные сведения — имя подписанта, дата подписи, сведения о внесении исправлений и так далее.

Виды подписей 

• Неквалифицированная подпись. Образуется в результате криптографического преобразования основного документа, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается неаккредитованным центром. Основные возможности — подтверждения авторства, проверка изменений, осуществление некоторых внешних операций с контрагентами и государственными структурами, внутренний обмен.
• Квалифицированная подпись. Также образуется в результате криптографического шифрования, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается аккредитованным центром, у которого есть соответствующая государственная лицензия ФСБ. Информация о владельцах ключей вносится в специальный реестр. Квалифицированная подпись является полным аналогом стандартной «бумажной» подписи, поэтому с ее помощью можно осуществлять все юридически значимые действия — обмен информации с контрагентом, заключение сделок, передача информации в государственные органы и так далее.

Оператор документооборота  

Для внутреннего электронного документооборота достаточно подключить СЭД-систему и купить электронную подпись в удостоверяющем центре. Если же Вы планируете заключать внешние сделки и передавать информацию в государственные органы, то в таком случае необходимо также заключить договор с оператором ЭДО.

Юридически оператор ЭДО — это специальная компания, которая имеет соответствующую государственную лицензию. Физически оператор ЭДО представляет собой провайдера, который занимается получением и обработкой информации.

Оператор ЭДО выполняет следующие функции — работа со счетами-фактурами, передача информации в государственные органы, проставление подписей и другие.

Автоматизация ЭДО

Принцип действия 

Для организации ЭДО необходимо приобрести программное обеспечение СЭД и выполнить его установку. Примеры СЭД-систем — 1С:Архив, Mosedo, Логика, DIRECTUM и другие. Основные задачи СЭД — автоматизация ЭДО, регулирование доступа к документам, обеспечение безопасности.

В техническом плане система электронного документооборота (СЭД) представляет собой иерархическую клиент-серверную модель, которая обычно выглядит следующим образом:

1. Документы хранятся на специальном сетевом сервере, доступ к которому имеют только сотрудники организации.
2. У каждого сотрудника есть определенный набор прав доступа, которые определяют его возможности в сети.
3. Каждому работнику назначается свой логин и пароль, который он должен ввести для получения доступа к документам.
4. Работа с сервером осуществляется через браузер или с помощью специального приложения.

Этапы 

1. Покупка и установка вспомогательного оборудования для работы сервера (жесткие диски, провода и так далее).
2. Установка программного обеспечения СЭД, его настройка и тестирование.
3. Подключение работников к системе — назначение прав доступа, установка приложений на компьютеры работников.
4. Оцифровка документов, заверение документов подписями, размещение бумаг на сервере.

Особенности 

• Все автоматические СЭД-системы являются программами центрального доступа. Программы, работающие по децентрализованной схеме, практически не применяются из-за их неудобства.
• Для ЭДО могут использоваться не только отечественные, но и иностранные СЭД-программы. Они являются более надежными, однако у них есть множество недостатков — высокая цена ПО, отсутствие поддержки на русском языке и другие.

Популярные вопросы 

Введут ли ЭДО после эксперимента Минтруда?

Точного ответа на этот вопрос не знает никто. Однако большинство аналитиков склоняется к версии, что в случае успеха эксперимента электронный документооборот может быть поэтапно введен в России в течение 5-10 лет.

Можно ли вести электронный документооборот без квалифицированных/неквалифицированных подписей?

Да, согласно закону ЭДО можно вести с помощью так называемых простых подписей, для получения которых не нужно посещать удостоверяющий центр. Однако с практической точки зрения подобные подписи почти бесполезны — нельзя заключать внешние сделки со сторонними организациями, большинство документов необходимо распечатывать для бумажного учета, есть риск подделки бумаг и так далее.

Идентификация пользователей в ЭДО-системах осуществляется только с помощью логина и пароля? Существуют ли более серьезные системы защиты?

Все зависит от типа программы СЭД. Но большинство современных программ поддерживают и более сложные системы защиты — идентификация по отпечатку, авторизация по биометрическим данным и так далее.