Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении

фото 9

Заполнение трудовой книжки очень важный момент для любого гражданина. Каждый работодатель обязан вести трудовые книжки своих сотрудников. Существуют нормативные акты, регламентирующие чёткие правила заполнения этих документов.

Им необходимо следовать, чтобы трудовые книжки считались действительными. Любой кадровик обязан иметь образец, как пример, по которому производится оформление трудовых книжек, знать, что такое выписка и для чего нужна книга учета движения, куда записывается профессия — специальность, например, водителя или генерального директора.

Законодательная база

В 66 статье ТК РФ сказано, что надлежащую форму ведения трудовой книжки определяет федеральное правительство. Поэтому главным документом, определяющим правильный внешний вид трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках».

фото 1

В Постановлении утверждены:

  • формы книжек и вкладышей для них;
  • формы бланков для книжек.

В данном постановлении также содержится приказ Министерству Труда разработать инструкции по заполнению трудовых книжек для работодателей. Их содержит Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Ориентироваться при заполнении ТК сотрудников следует в основном на него.

Общие правила по заполнению

Все записи в документе делаются перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Допускаются фиолетовые, чёрные и синие чернила. Они обязательно должны быть световодостойкими. При записи дат обязательно использовать арабские цифры. При заполнении трудовой книжки недопустимо использовать любые сокращения. Например, «сот.» вместо «сотрудник».

В трудовую книжку нельзя вписывать данные, которые не соотносятся с соответствующими приказами и распоряжениями организации. Без ссылки на нормативные акты записи в документе считаются недействительными.

Когда указ или распоряжение выпущены и утверждены руководителем, у отдела кадров есть 7 дней на внесение соответствующих записей в трудовую книжку.

Важно! Это не касается только случаев приёма на работу и увольнения по собственному желанию. При приёме на работу у отдела кадров есть только 5 дней, а запись об увольнении вносится в трудовую книжку и журнал сразу.

Разделы

Трудовая книжка должна содержать сведения о:

  • занимаемой должности;
  • личных данных сотрудника;
  • переводах на другую работу;
  • поощрениях за успехи в работе.

Согласно 66 статье ТК РФ, в документ не вносятся сведения о дисциплинарных взысканиях. Единственное исключение из этого правила — когда мерой такого взыскания является увольнение.

В число личных сведений о работнике входит:

  • Ф.И.О.;
  • информация об образовании и профессии соответственно диплому;
  • дата рождения.

фото 2Раздел с личными данными сотрудника помещается на титульной странице документа. Он должен строго соответствовать диплому и паспорту владельца. Сотрудник, на чьё имя оформлена книжка, должен поставить в ней свою подпись.

Во втором разделе фиксируются данные о трудовой карьере сотрудника. Сюда вписывают данные о переводе на иную должность, увольнении или приёме на работу. При заполнении данных в этом разделе нужно не только ссылаться на соответствующие нормативные акты предприятия, но и ставить его печать. О каждой записи в трудовой книжке необходимо уведомлять сотрудника.

Заключительный раздел содержит в себе информацию о том, когда и за что работодатель поощрял сотрудника. Как и взыскания за ненадлежащее выполнение своих обязанностей, поощрения могут происходить в нескольких формах.

Все формальные способы поощрить сотрудника отражены в 191 статье Трудового кодекса:

  • денежная премия;
  • грамота от руководства;
  • официальная благодарность;
  • почётное звание;
  • подарок от организации.

Поощрения происходят в порядке, определяемом трудовым законодательством. Обязательно издаётся указ или распоряжение о поощрении сотрудника, ссылка на них должна присутствовать в трудовой книжке.

Порядок заполнения

Внимание! Документ заполняется в первый раз при поступлении человека на работу. Далее вносить изменения в него нужно будет только при изменениях в карьере сотрудника.

Чтобы не допускать ошибок при заполнении второго раздела, нужно соблюдать следующую инструкцию:

  • заполнить в соответствующем поле номер новой записи;
  • указать дату, когда она была сделана;
  • вписать полное название организации в соответствии с её уставом;
  • указать, что изменилось в карьере данного сотрудника(перевод, увольнение или наём);
  • сослаться в последнем поле на номер документа, в соответствии с которым делается эта запись.

Тот же порядок соблюдается при заполнении раздела с поощрениями сотрудника. Только указывается, какая конкретно форма награждения была выбрана работодателем, а также причина этого.

Титульный лист

Работодатель обязан выдать каждому сотруднику, проработавшему у него более 5 дней, трудовую книжку. Если до этого человек нигде не работал, трудовая книжка заполняется с титульного листа. Этот раздел помещается на первой странице документа.

Трудовая книжка оформляется в присутствии нового сотрудника. От него потребуется предоставить отделу кадров набор личных документов.

фото 4

В трудовую книжку вписываются сведения об образовании и просто паспортные данные. В документе указывается, когда он был оформлен.

Сотрудник, на чьё имя он выписывается, должен поставить внизу свою подпись. Содержит следующие сведения:

  1. ФИО сотрудника;
  2. дату рождения;
  3. дату выдачи книжки;
  4. номер документа;
  5. образование и специальность;
  6. подпись сотрудника с расшифровкой.

Исправление ошибок

Когда заполняется титульный лист, нельзя исправлять в нём ошибки. Когда специалист замечает в при заполнении, что он внёс в бланк неправильные данные, ему необходимо просто выбросить его. Документ заполняется заново.

Бывают случаи, когда неправильно заполненные данные из первого раздела обнаруживаются не сразу. В такой ситуации вносить исправления можно. Если ошибка была обнаружена уже другим работодателем, именно он должен вносить правки.

Правки необходимо вносить при изменении персональных данных. Если сотрудница после заключения брака поменяла фамилию, старая зачёркивается и исправляется на новую. А в саму книжку вкладывается соответствующая справка.

Справка. При исправлении ошибок в других разделах не допускаются зачёркивания. Чтобы не нарушить требования закона, необходимо просто указать в том же разделе на недействительность предыдущей записи. Здесь же требуется вписать данные, соответствующие действительности.

Вкладыши

Когда в трудовой книжке заканчиваются страницы, необходимо приобрести вкладыш. Так как сам документ выдаётся человеку только один раз на всю жизнь, завести новый документ после заполнения всех страниц нельзя.

Вкладыш не считается действительным документом без оригинала ТК, к которой он прикреплён. При этом в ней фиксируется, когда вкладыш был прикреплён. Обычно одним вкладышем ограничиться не получается, поэтому у каждого из них есть серия и номер. Их нужно вписать в оригинальную книжку.

Заполнение дубликатов

Дубликат оформляется при утере документа. Его должен выпустить и заполнить последний работодатель. Если отказаться от выпуска дубликата, в новой трудовой книжке не будет отражён весь предыдущий стаж.

Даже при уверенности в сведениях о карьере, предоставленных сотрудником, работодателю необходимо их проверить. Чтобы заполнить второй раздел документа, потребуются справки со всех предыдущих мест работы. Если эти организации уже расформированы, необходимо обращаться за справками к их правовым преемникам.

Фото 4

Открыв титульную страницу дубликата, работодателю необходимо написать ручкой в левом верхнем углу «дубликат». При заполнении второго раздела дубликата не нужно нумеровать записи о предыдущих местах работы. Работодателю нужно поставить первый номер в том моменте, когда именно он принял этого сотрудника на работу.

Заполнение впервые принятому на работу

Когда человек первые устраивается на работу, ему отдельно выпускают трудовую книжку и вносят туда первую запись. Также первый работодатель обязан заполнить титульный лист на основании предоставленных сотрудником документов. Организация должна решить вопрос с трудовой книжкой нового сотрудника в течение 5 дней после его найма.

Бланки для трудовых книжек организация должна закупать за свой счёт. Они выпускаются в стандартной форме. Сверить бланки можно с помощью приложения к соответствующему постановлению Правительства.

Заполнение при увольнении

Увольнение сотрудника обязательно должно иметь основания. Они вписываются в трудовую книжку. При этом обязательно делается ссылка на соответствующие статьи в Трудовом Кодексе.

Важно! Основанием может послужить 77 статья ТК РФ, закрепляющая право сторон на расторжение контракта по взаимному желанию. Если основанием для увольнения послужило недостойное поведение сотрудника, а также несоблюдение им своих обязанностей, нужно сослаться на 81 статью ТК РФ.

Руководитель обязан уведомить сотрудника об увольнении. Также он обязан поставить в трудовой книжке свою подпись с расшифровкой. Рядом с подписью ставится печать организации. Сотрудник, которого уволили, должен расписаться, что он уведомлен об этом. Помимо росписи потребуется её расшифровка.

Запись об образовании и профессии

Эти данные находятся на титульном листе трудовой книжки. Работодатель заполняет соответствующую строчку в соответствии с предоставленным сотрудником документом об образовании. Нет нужды указывать реквизиты диплома или аттестата. Необходимо лишь вписать в трудовую книжку уровень образования, полученный сотрудником.

Например:

  • среднее общее;
  • среднее профессиональное;
  • высшее — бакалавриат;
  • высшее — магистратура.

Некоторые сотрудники начинают, но не заканчивают до конца своё обучение. В таком случае можно вписать в графу об образовании сведения вроде «незаконченное высшее — магистратура».

В поле о профессии необходимо внести данные из диплома, касающиеся квалификации и направления подготовки. Если в предоставленном дипломе нет таких сведений, поле можно оставить пустым. Это не будет расцениваться как нарушение трудового законодательства.

фото 7

Работа по совместительству

Согласно 66 статье ТК РФ, только сам работник решает, вносить ли в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. В статье не указано, как должно выражаться это согласие: письменно или устно. Но если сотрудник желает получить соответствующую запись, ему следует обратиться к руководителю на своей основной работе, потому что именно у него хранится сама книжка.

При заполнении трудовой книжки необходимо ссылаться на реквизиты внутренних распоряжений организации. Если сотрудник работает по совместительству, он может попросить на втором месте работы копию приказа о найме. Копия должна быть заверена печатью и подписью руководителя по кадрам. В остальном же такая запись ничем не отличается от других.

Важно! Существуют множественные формальные правила заполнения трудовой книжки. Их следует знать наизусть каждому специалисту по кадрам в организации. Однако важнее знать не общие положения, а нюансы.
Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

одиннадцать + два =

Все права защищены ©Autopravo.club

Adblock
detector